Asystentka Zarządu – czy to praca dla mnie?

Tymczasem analizując oferty pracy na to stanowisko nie można oprzeć się wrażeniu, że od kandydata na to stanowisko wymaga się już praktycznie z automatu wykształcenia wyższego, rozległej wiedzy praktycznej, najczęściej też kilkuletniego doświadczenia zawodowego, ale także perfekcyjnie rozwiniętych kompetencji biznesowych i osobistych. Pracodawca na ogół potrzebuje na tym stanowisku  osoby doświadczonej, której od razu powierzy wiele bardziej odpowiedzialne i złożone zadania, niż ma to miejsce w przypadku pracownika recepcji, czy sekretariatu, dlatego najczęściej nie jest to opcja na pierwszą pracę, co w przypadku obsługi sekretariatu często jeszcze może mieć miejsce.

Sekretarka i asystentka zarządu to de facto dwie oddzielne profesje, z jednej strony dość istotnie różniące się nie tylko zakresem obowiązków, ale i oczekiwaniami przyszłego pracodawcy, z drugiej zaś bazujące na realizacji  podobnych czynności, co powoduje że często asystentki awansują na to stanowisko właśnie z pracy typowo biurowej.

W praktyce stanowiska asystentki zarządu tworzone są najczęściej w spółkach prawa handlowego i w strukturach korporacyjnych co z jednej strony ma oczywiste uzasadnienie ekonomiczne i merytoryczne, z drugiej zaś formalne – jeśli firma nie jest podmiotem w którym działa zarząd, stanowisko asystentki zarządu jako takie nie będzie utworzone.

Nie oznacza to jednak, iż pracodawcy działający w mniejszej skali, czy w odmiennej konstrukcji organizacyjnej nie będą poszukiwać kandydatów na podobne stanowiska pracy, gdyż niejednokrotnie właśnie rekrutują np.: asystentki biura/oddziału czy dyrektora lub kierownika.

Dzisiejsza asystentka to już nie tylko klasyczna „wizytówka firmy”, ale wręcz śmiało można powiedzieć, że także, a może przede wszystkim „prawą ręką” szefa i jego profesjonalne wsparcie nie tylko w zaawansowanych procesach biznesowych, ale także niejednokrotnie również w sprawach prywatnych. Na tą zmianę wpływa w głównej mierze modyfikacja roli i charakterystyki managementu obecnych czasów, skala prowadzonych działalności gospodarczych, postęp technologiczny i cywilizacyjny dziejący się wręcz na naszych oczach, łatwość globalizowania biznesu, oraz efekty wywołane przez aktywność korporacji, w tym praca pod ogromna presją czasu.  Wymagania stawiane managerom ciągle rosną, konkurencja na rynku pracy także nie śpi, dlatego aby odnaleźć się w tym wszystkim i z sukcesem prowadzić swój biznes rola dobrej asystentki jest wręcz kluczowa, zgodnie z zasadą znaną od wieków – razem można więcej!  

Warto także podkreślić, że profesja ta mimo, iż faktycznie w zdecydowanej większości zdominowana jest przez kobiety coraz częściej staje się opcją zawodową także i dla mężczyzn, co potwierdzają rekruterzy szczególnie z dużych korporacji czy sektora publicznego.  Jeszcze kilka lat temu podczas rekrutacji sto procent kandydatów stanowiły kobiety, dziś proporcje te nie są już takie oczywiste i nikogo nie dziwi CV wysłane przez mężczyznę. Ostatecznie przecież  wszystko jest kwestią rezonu osobowości szefa i pracownika, wzajemnych oczekiwań i ograniczeń, a nie płci i stereotypowego jej postrzegania.  

Z czym przede wszystkim wiąże się ta praca?

Absolutnie najważniejszą kwestią, która może wydawać się oczywista aczkolwiek często jest pomijana jest fakt, iż jest to praca z ludźmi i to w dodatku w bliskiej relacji z nimi, często przekraczającej grunt zawodowy. Jest to profesja właściwa przede wszystkim dla osób, które nie tylko umieją budować relacje społeczne, ale odnajdują się w tym i czują się z tym dobrze. Potrafią znaleźć wspólny język nie tylko ze współpracownikami i własnymi przełożonymi, ale też gośćmi i innymi osobami odwiedzającymi biuro (przykładowo z prezesem zarządu kluczowego kontrahenta, z rozwścieczonym klientem, który przyszedł złożyć skargę, dostawcą materiałów biurowych, czy z panem konserwatorem  naprawiającym pękniętą rurę). Natłok telefonów, spotkań, różnorodność spraw i tematów przewijających się przez biurko asystentki sprawia, iż w tej pracy nie poczuje się dobrze osoba introwertyczna, małomówna i nieśmiała.

Jeśli lubisz dynamicznie rozwijające się sprawy, działania wielowątkowe,  nieszablonowe i wymagające sporej samodzielności i kreatywności, oraz stały i bezpośredni kontakt z ludźmi, którym musisz z anielską cierpliwością i profesjonalizmem udzielić odpowiedzi na miliony pytań, to zdecydowanie jest to praca dla Ciebie!

Takie cechy jak asertywność, wysoka kultura osobista, elastyczność, otwartość, łatwość nawiązywania kontaktów, dyplomacja, wyczucie taktu, poczucie humoru, oraz cierpliwość, dobre zorganizowanie, pomysłowość i rzetelność ewidentnie ułatwiają pracę na tym stanowisku.

W zależności od wielkości organizacji stanowisko asystentki może być samodzielne (asystentka zarządu, asystentka prezesa) lub można znaleźć się w grupie asystentek obsługujących grupę topowych managerów pod zwierzchnictwem jakiegoś lidera. Warto pytać o charakter tej asysty już podczas rekrutacji.

Obowiązki merytoryczne

Zakres obowiązków merytorycznych jest na ogół bardzo szeroki i inny w przypadku każdego pracodawcy, decydujące znaczenie ma bowiem nie tylko branża, skala i otoczenie działalności gospodarczej, ale także ukształtowana struktura biznesowa i co chyba najważniejsze – potrzeby przyszłego pracodawcy.  

Wśród dominujących obowiązków, o których piszą pracodawcy w ogłoszeniach rekrutacyjnych, należą głównie:

- bieżąca pomoc w wykonywaniu obowiązków służbowych

- dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i spraw zawodowych właściciela firmy

- prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań biznesowych, kontakt z interesantami, dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie )

- zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań

- tłumaczenia i redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu

- kontakt z klientami firmy

- współpraca z dostawcami zewnętrznymi (np.: kancelarie prawnicze,dostawcy usług i towarów)

- koordynacja eventów i spotkań biznesowych

- organizacja spotkań przełożonego

- asystowanie przełożonemu podczas wyjazdów służbowych

Dość trudno jest mówić tu o jakichś stałych schematach – u jednego pracodawcy będzie to praca bardziej przy biurku, u innego zaś, przede wszystkim będzie polegać na organizowaniu spotkań i asystowaniu przy nich – trudno jest tak naprawdę wskazać cokolwiek absolutnie pewnego – może poza jednym - z całą pewnością jest to praca dla osób ambitnych, nie bojących się wyzwań i  kreatywnych, gdyż najczęściej będzie tak, że nikt Ci nie powie jak wykonać swoją pracę i wszyscy będą liczyć na Twoje pomysły!

Do umiejętności i wymagań, których oczekuje się na tym stanowisku należą przede wszystkim:

- wykształcenie wyższe (pożądane kierunki: administracja,zarządzanie, psychologia)

- co najmniej podstawowa wiedza z zakresu ekonomii, rachunkowości, prawa, oraz ogólnego savoir-vivre w biznesie )

- co najmniej kilkuletniego doświadczenie na stanowisku związanym z asystą biurową

- znajomość języków obcych – oprócz języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, który stał się pewnym standardem, jeszcze co najmniej jednego obcego  

- znajomość biegłej obsługi komputera oraz sprzętów biurowych

- znajomość programów biurowych (pakiet Office – absolutna podstawa)

- biegłość w social media (obsługa konta na Facebooku, Instagramie i inne)

- aktywne prawo jazdy – kategoria B

- dobre zdolności organizacyjne i interpersonalne

- umiejętność logicznego myślenia

- umiejętność analitycznego podejścia do problemów

- budowanie dobrych relacji z ludźmi

- komunikatywność

- nienaganna kultura osobista

- doskonała organizacja własnej pracy      

- zadaniowość, planowanie, zarządzanie swoim czasem oraz pracą

- radzenie sobie ze stresem i presją czasu\

- samodzielność

- sumienność

- dokładność

Częstym oczekiwaniem pracodawcy jest spora, żeby nie powiedzieć wręcz niczym nieograniczona dyspozycyjność związana np.: z wyjazdami służbowymi, zostawaniem po godzinach czy pracą w różnych częściach świata, co powoduje że zdecydowanie nie jest to praca dla osób posiadających jakieś osobiste, czy rodzinne zobowiązania ograniczające dostępność.  

Wszystko jednak ma swoją cenę i prawda jest taka, że pracodawcy dość dobrze uposażają osoby, które gwarantują im swoją gotowość do pracy „zawsze i wszędzie”. Zarobki asystentek sięgają nawet kilkunastu tysięcy złotych, średnio w dużych miastach osiągalne są na poziomie 6000 – 8000 zł brutto.

Co jeszcze pracodawcy oferują w zamian?

- pracę w stabilnej (często międzynarodowej) organizacji z  kadrą managerską najwyższego szczebla

- prestiżowe środowisko pracy (np.:pracę w centrum biznesowym)

- szeroki i różnorodny zakres zadań

- możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kompetencji zawodowych

- szkolenia, certyfikacje i programy rozwojowe

- bardzo atrakcyjne wynagrodzenie wraz z pakietem świadczeń dodatkowych (np.: karta Multisport, czy pakiet medyczny)

- stabilne warunki zatrudnienia

- pracę z młodym, zgranym i otwartym zespołem

- atrakcyjne podróże służbowe

 ‍

Plusy i minusy bycia asystentka:  

Plusy:

- wykonywane obowiązki są ciekawe, nieszablonowe – nuda raczej Ci nie grozi

- masz sporą dowolność w realizacji obowiązków – szef na ogół liczy na Twoją pomysłowość !

- to praca, która daje dają ogromne perspektywy rozwoju zawodowego w zasadzie we wszystkich kierunkach (kadry, księgowość, administracja, public relations itp.)  

- masz okazję obserwować biznes „od kuchni” – asystujesz przy spotkaniach z kontrahentami, klientami, masz dostęp do tajemnicy przedsiębiorstwa – to bezcenna wiedza praktyczna, której nie nauczysz się z żadnej książki

- jesteś osobą, która wie dużo o firmie – najczęściej jako pierwsza dowiadujesz się o tym, o czym inni się dowiedzą później

- masz okazję współpracować w zasadzie ze wszystkimi w firmie – nie tylko z managementem, zarządem czy kierownikami i pracownikami, ale też wspólnikami, radą nadzorczą czy dostawcami zewnętrznymi – masz niepowtarzalną szansę uczyć się od tych ludzi

- masz okazję do budowania długofalowych relacji biznesowych i prywatnych z managementem z innych firm - często właśnie to daje Ci przewagę przy szukaniu nowej pracy

- często masz okazję pracować w języku obcym, lub z ludźmi z innych kręgów kulturowych

- można połączyć przyjemne z pożytecznym  - nawet podczas najbardziej wymagającej i absorbującej podróży służbowej jest czas wolny, który możesz wykorzystać na zwiedzanie.

- możesz liczyć na dość dobre zarobki, często samochód służbowy i pakiet dodatkowych bonusów

Minusy:

- każdy czegoś od Ciebie wymaga, zwłaszcza szef – asertywność to podstawa!

- aby dobrze wykonywać tą pracę musisz posiadać doświadczenie zawodowe i biznesowe – inaczej będziesz odbierana nieprofesjonalne

- niektóre obowiązki są monotonne i powtarzalne – to jednak praca w biurze – nie unikniesz kontaktu z dokumentami i papierami  

- często pracodawca wymaga od Ciebie restrykcyjnego przestrzegania zasad dress-code

- na ogół pracujesz pod ogromną sporą presją czasu, w sporym stresie i wymaga się od Ciebie umiejętności ustalania priorytetów dla spraw, z których każda jest ważna

- wymagana spora elastyczność – często trzeba odłożyć jakieś zajęcie na później żeby zająć się czymś pilniejszym

- narażona jesteś na przejawy niezadowolenia, frustracji czy złości innych ludzi (np.: przełożonego) – musisz umieć sobie poradzić z emocjami współpracowników

- wymagana bardzo duża, często wręcz nieograniczona dyspozycyjność  

- to praca, w której bierzesz na siebie sporą odpowiedzialność – nie tylko służbową, ale też moralną i osobistą  

- na tym stanowisku pracy w zasadzie nie występują premie zadaniowe – jedynie uznaniowe, co powoduje że masz ograniczoną możliwość uzyskania gratyfikacji finansowej opartej o mierzalne wyniki Twojej pracy

- bardzo często jesteś jedyną asystentką w firmie i nie masz merytorycznego zastępstwa – po powrocie z urlopu masz więc ogrom zaległości

- bardzo często możesz być poproszona o realizację zadań absolutnie spoza zakresu obowiązków

Reasumując – praca jest dość wymagająca, ale bardzo ciekawa i rozwojowa. Jeśli jesteś osobą asertywną, otwartą na nowe wyzwania i nie bojącą się sytuacji trudnych, a do tego masz wiedzę z zakresu podstaw prowadzenia biznesu z pewnością odnajdziesz się w tej profesji!  

‍