„Czy wszystko jasne?”, czyli kilka słów o trendach w komunikacji wewnętrznej

Prawo naczyń połączonych

Każda organizacja ma swoją unikalną kulturę pracy oraz przyjęte metody komunikacji wewnętrznej. Obieg informacji w firmie odbywa się na dwóch poziomach ‒ formalnym i nieformalnym. Pierwszy z nich przebiega pionowo, z góry na dół i z dołu do góry. W zależności od wielkości struktur i charakteru przedsiębiorstwa wybiera się różne narzędzia komunikacji z pracownikami. Najczęściej są to e‑maile, telefony i spotkania. Komunikacja nieformalna rozwija się przede wszystkim poziomo, czyli wśród pracowników tego samego szczebla i dotyczy wszystkich informacji, które przekazuje sobie załoga. Ważne, aby oba kanały uzupełniały się i by nie dopuścić do niespójności pomiędzy nimi. Gdy pierwszy kanał nie działa należycie, to źródłem informacji w firmie często stają się plotki. Chaos informacyjny, nieścisłości czy komunikaty podawane niedostosowanym do odbiorcy językiem skutkują brakiem zaufania w organizacji i obniżeniem motywacji pracowników. Niewłaściwa komunikacja generuje kosztowne błędy i niepotrzebne konflikty. Sprzyja rotacji zatrudnionych, podkopuje ich pewność siebie, poczucie bycia częścią zespołu, a także niszczy zaangażowanie. Gdy komunikacja wewnętrzna kuleje, trudno wyobrazić sobie, że praca w firmie będzie przebiegać wzorowo i napawać pracowników dumą.

Dwustronna komunikacja i prostota przekazu

Eksperci branży komunikacyjnej z iComms wyróżnili kilka trendów dotyczących komunikacji w firmach. Dotyczą one przede wszystkim rozwiązań dostosowanych do realiów pracy hybrydowej i zdalnej, a więc koncentrują się na digitalizacji. Szybkie i wygodne przekazywanie komunikatów, a także budowanie więzi z pewnością ułatwia wykorzystywanie platform do wspólnej pracy, takich jak Slack, Yammer czy Workplace od Facebooka. Zaangażowanie w pracę i poczucie bycia blisko firmy mogą zapewnić transmisje na żywo z posiedzeń zarządów, a także kontakt za pomocą intranetu, dziś możliwy również przez urządzenia mobilne. Tutaj warto podkreślić, że obok narzędzi ułatwiających wymianę informacji, rośnie znaczenie rozwiązań służących komunikacji jednostronnej. Ważne wydarzenia z życia organizacji, jej misja, cele i wartości mogą być tematem postów na wewnętrznym blogu lub coraz bardziej popularnych podcastów, których pracownicy mogą słuchać w drodze do pracy czy podczas biegania.

Firma nastawiona na rozwijanie komunikacji wewnętrznej powinna podczas trwającej pandemii położyć większy nacisk na zdrowie psychiczne pracowników (zapraszamy do przeczytania naszego tekstu na ten temat). Warto, by w organizacjach pojawiły się ankiety i programy związane z tematyką mindfulness i wellbeing, których wyniki będą determinować kierunek zarządzania zasobami ludzkimi. Wreszcie istotnym elementem dobrej komunikacji wewnętrznej jest praca nad językiem, jakim posługujemy się, przekazując informacje, zwłaszcza gdy komunikujemy się przez tekst. Z najnowszych badań opublikowanych przez Microsoft wynika, że w lutym tego roku wysłaliśmy do siebie 40 miliardów więcej maili niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Kultura słowa pisanego ma się więc bardzo dobrze, ale pisanie listów stylem kancelaryjno‑urzędowym odchodzi już do lamusa. Odnoszenie się w sposób bezosobowy do pracownika („nieodbieranie telefonu będzie poczytywane jako brak gotowości do pracy”), a nawet względem samego siebie („uwag do przełożonego projektu nie naniesiono”) jest wręcz przeciwskuteczne, jeśli chcemy budować partnerski dialog.

Tworzenie jasnych komunikatów wymaga pracy nie tylko nad treścią tekstu, ale i jego formą. Dzielenie maila na akapity, stosowanie śródtytułów i wyróżnień, zapisywanie zadań w formie listy numerowanej ‒ to wszystko przyspiesza wymianę danych i ułatwia odnalezienie w treści tego, co najważniejsze. Język istnieje przede wszystkim po to, by się dzięki niemu porozumiewać, ale bywa, że w komunikacji niepotrzebnie posługujemy się wyszukanym słownictwem i zapożyczeniami z obcych języków, sprawiając, że odbiorca niewiele rozumie. Działamy wtedy wbrew standardowi Plain Language, którego założeniem jest, by osoba, do której mówimy lub piszemy, zrozumiała nas za pierwszym razem. W Polsce język upraszcza Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, do której instytucje i firmy mogą zgłaszać się po pomoc. Jeśli chcesz wiedzieć, jak bardzo mgliste mogą być treści, które wysyłasz swoim pracownikom, użyj narzędzia Jasnopis lub Logios. Dzięki temu rozwiejesz wątpliwości, czy wiadomość do szerokiej grupy pracowników nie jest czasem napisana językiem odpowiednim tylko dla posiadaczy doktoratu.

I jeszcze last but not least ‒ jeśli nie wiesz, gdzie leżą źródła zaburzeń komunikacji w Twoim przedsiębiorstwie, poproś zewnętrzną firmę o kompleksowy audyt. Efektywne zamiany zaczynają się od trafnej diagnozy.

Źródła:

https://icomms.pl/strategia-komunikacji-wewnetrznej-w-3-krokach/

https://icomms.pl/13-narzedzi-komunikacji-wewnetrznej-ktore-warto-rozwazyc-w-2020-roku/

https://icomms.pl/prosto-do-celu-czesc-i-o-prostej-komunikacji/

https://harbingers.io/blog/6-sposobow-na-komunikacje-wewnetrzna#przeczytaj-takze-kryzysy-w-social-mediach-unikaj-ich-zadbaj-o-komunikacje

https://badaniahr.pl/biblioteka/komunikacja-w-firmie-jak-ja-ulepszac/108

https://icomms.pl/trendy-w-komunikacji-wewnetrznej-na-2021-rok-w-oczach-naszych-ekspertow/#Footer

https://www.komunikujemykompleksowo.pl/jak-komunikacja-wewnetrzna-wplywa-na-firme/

https://www.testhr.pl/pl/rola-komunikacji-wewnetrznej-w-firmie/

‍

‍