Exit interview ‒ zostańmy przyjaciółmi!

Czym jest exit interview?

Exit interview to podsumowanie współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Ma ono formę niezobowiązującego spotkania, które jest okazją do podziękowania odchodzącej osobie za jej lojalność i zaangażowanie. Jest ono ostatnim elementem employee experience, które kształtowało się przez cały czas drogi, jaką zatrudniony przeszedł w naszej organizacji. Exit interview sprzyja zebraniu jak największej ilości informacji o doświadczeniu pracownika i poznaniu motywacji, które skłoniły go do zmiany miejsca zatrudnienia. Przeprowadzenie takiego wywiadu jest tak samo ważne w sytuacji, gdy cenieni specjaliści odchodzą z firmy na własne życzenie, jak i wtedy, gdy to pracownik zostaje zwolniony. Choć wydaje się, że w tym drugim przypadku znamy powody rozstania, to jednak zbierając feedback tylko od pracowników, którzy zwalniają się sami, otrzymujemy okrojone, niepełne wyniki badań, a potrzebujemy szczegółowych i kompletnych. Chcemy przecież, by nasza firma rozwijała się i stawała miejscem coraz bardziej przyjaznym i pożądanym ‒ zwłaszcza teraz, w dobie rynku pracownika. Innym powodem, dla którego warto przeprowadzać rozmowy końcowe, jest też to, że wraz ze zmianami pokoleniowymi zmieniają się sami pracownicy. Millennialsi i generacja Z często zmieniają pracę, bo widzą w tym szansę na rozwój, podążają za nowymi wyzwaniami. Młodzi coraz częściej upatrują sensu życia w czym innym niż sukces finansowy, ważną wartością jest dla nich także równowaga między życiem osobistym a pracą. Z badań przeprowadzonych przez BBC wynika, że największą otwartość na zmianę pracy mają właśnie osoby w wieku 25-34 lata. To właśnie badani z tej grupy wiekowej pracowali w jednym miejscu pracy średnio 2,8 roku, podczas gdy dla osób w wieku 55‑64 lata średnia wynosiła 10,1 lat. Dobry exit interview pomoże pracodawcy dowiedzieć się, co dokładnie stało za decyzją o odejściu z pracy, bo dziś nie zawsze jest to oczywiste.

‍

‍

Co daje nam exit interview?

Exit interview umożliwia przede wszystkim polubowne rozstanie. W wielu naszych tekstach podkreślaliśmy, jak ważna jest komunikacja w środowisku pracy (o komunikacji wewnętrznej pisaliśmy tutaj). Domysły, dlaczego ktoś odchodzi z naszej firmy, najprawdopodobniej zaprowadzą nas w zupełnie inne miejsce niż fakty, które możemy poznać, zapraszając pracownika na rozmowę końcową. Osoba, która odchodzi z naszej firmy, może nam zwrócić uwagę na to, co być może powinniśmy poprawić, ale też dostanie ona najlepszą przestrzeń, by wyrazić swoje zdanie na temat pracy u nas. Jeśli nie damy jej na to szansy, prawdopodobnie opowie o tym gdzieś na zewnątrz – np. w mediach społecznościowych. Szczera rozmowa otwiera drzwi do porozumienia, o które warto zawalczyć nie tylko dlatego, że zależy nam na tym, by były pracownik pozostał naszym klientem. Okazuje się, że 15% osób wraca do swoich dawnych pracodawców. Również dlatego rozstanie w przyjaźni to najlepsze rozstanie.

Dodatkową korzyścią z exit interview jest także to, że taka rozmowa jest doskonałą okazją na wymianę formalnych informacji związanych z zakończeniem współpracy. Chodzi o sprawy związane ze zwrotem służbowego sprzętu, podpisaniem klauzuli poufności czy kwestie ewentualnych świadczeń przysługujących do ostatniej wypłaty. Jest to czas na rozwianie ostatnich wątpliwości i zadanie sobie wzajemnie pytań. Należy jednak pilnować, by były to zagadnienia drugorzędne. Spotkanie nie służy temu, żeby się porozliczać.

Dobry exit interview – od czego zacząć?

Punktem wyjścia jest to, kto powinien taką rozmowę przeprowadzić. Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Może to zrobić pracownik działu HR, jeśli tylko ma szansę zaskarbić sobie zaufanie byłego pracownika, ale może to być też pracodawca. Skoro to on zatrudnia i dba o rozwój firmy, powinien usłyszeć feedback po zakończeniu współpracy bez pośredników. Chyba że istnieje duże prawdopodobieństwo, że przynajmniej jednym z powodów odejścia pracownika jest konflikt z przełożonym. Aby wywiad nie okazał się trudną konfrontacją, pracownik może sam wskazać osobę, z którą chciałby się spotkać. Rozmowę najlepiej przeprowadzić osobiście, w neutralnym otoczeniu, choć i to w niektórych sytuacjach może być dla byłego pracownika trudne. Wtedy lepiej jest postawić na kontakt telefoniczny lub ewentualnie ankietę internetową. To ostatnie rozwiązanie ma jednak wiele słabych stron, ponieważ uniemożliwia zadanie pytań dodatkowych, które mogłyby nam przyjść do głowy po usłyszeniu konkretnych odpowiedzi. Szybką ankietę można potraktować za to jako pierwszą część dwuetapowego wywiadu. Są strony, na których stworzymy formularz skrojony na miarę. Możemy zamieścić w nim kilka standardowych pytań, które i tak zadamy każdej odchodzącej osobie. Zebrane w ten sposób dane z łatwością później porównamy.

O co pytać? Warto podzielić pytania na poszczególne obszary, do których należą:

1.      Powód rezygnacji:

• Dlaczego zdecydowałeś się odejść?

2.      Relacje z przełożonym:

• Czy czułeś się doceniany przez szefa/kierownika?

3.      Współpraca w zespole:

• Jak oceniasz atmosferę panującą w zespole?

4.      Warunki pracy:

• Jak oceniasz warunki pracy – sprzęt/dostępne oprogramowanie/biuro?

5.      Komunikacja:

• Jak oceniasz komunikację w firmie?

6.      Motywacja, satysfakcja:

• Jak oceniasz swoją satysfakcję z pracy?

Każde pytanie należy odnieść do konkretnego przypadku. Nie trzeba skupiać się na każdym obszarze. Jeśli były pracownik mówi, że nie czuł satysfakcji z pracy, warto dopytać, które obowiązki uważał za najtrudniejsze, które lubił, a których nie. Co podobało mu się w pracy, a co nie. Koniecznie trzeba też poinformować naszego rozmówcę, kto będzie miał dostęp do udzielonych przez niego odpowiedzi i co najważniejsze, nie egzaminować go, nie drążyć, jeśli nie ma ochoty powiedzieć wszystkiego. Exit interview to zaproszenie do rozmowy, a nie polecenie do wykonania. Pamiętajmy, że najważniejsze jest zaufanie, a żeby mogło się ono pojawić, potrzebna jest wzajemna otwartość obu stron ‒ w tym wypadku szczególnie pracodawcy. Dziś coraz częściej podczas rozmów wyjściowych kładzie się nacisk na oczyszczenie atmosfery i zbudowanie pozytywnej relacji. Z zaproponowanych pytań można nawet całkowicie zrezygnować i pozwolić rozmowie toczyć się własnym torem. Jeśli jednak bardzo chcemy się czegoś dowiedzieć, warto uprzedzić o tym naszego rozmówcę wcześniej, by nie czuł się zaskoczony. Zadbajmy o komfort byłego pracownika, niech to on wybierze miejsce ostatniego spotkania, np. ulubioną kawiarnię. Uszanujmy to, że chociaż osoba odchodząca chce się pożegnać, może nie być gotowa, by ujawnić rzeczywiste powody zmiany pracy. Postawmy na to, co najważniejsze – utrzymanie przyjaznych, partnerskich relacji. Umiejętność dobrego zakończenia współpracy powinna być ważnym elementem budowania kultury organizacyjnej każdej firmy.

‍

Źródła:

https://saleshr.pl/jak-przeprowadzic-exit-interview-przyklady-pytan/

https://www.interankiety.pl/przyklady/p/exit-interview-ankieta

https://erecruiter.pl/blog/4-kluczowe-pytania-podczas-exit-interview/

https://marketingibiznes.pl/biznes/exit-interview/

https://monikasmulewicz.pl/2021/08/19/exit-interview/

https://www.how2hr.pl/exit-interview/

https://www.how2hr.pl/nps-w-hr-co-to-jest/

https://tvn24.pl/biznes/ze-swiata/jak-czesto-zmieniac-prace-ra712918-4480017

https://i.gifer.com/5zWE.gif

K. Ignyś, Exitinterview, który ma znacznie. Jak prowadzić końcową rozmowę z odchodzącympracownikiem?, „HR Business Partner” 2021, nr 24, s. 40-43.

‍