Job shadowing, czyli blaski bycia cieniem

Na onboarding i poprzedzający go preonboarding składa się cały wachlarz przeróżnych działań związanych z tzw. socjalizacją organizacyjną. W jednym z naszych tekstów pisaliśmy m.in. o tym, jakie rozwiązania technologiczne mogą wspomóc ten proces. Grywalizacja, aplikacje czy grupy w social mediach sprzyjają przełamywaniu lodów i usprawniają wiele rutynowych procedur, chociażby związanych z biurokracją. W naszym artykule wspomnieliśmy też o roli buddy’ego, czyli osoby, której zadaniem jest wprowadzenie nowego pracownika w obowiązki, odpowiadanie na nurtujące go pytania, oraz zapoznanie go z misją i kulturą organizacji. Buddym nie powinna być przypadkowa osoba. Dobrym pomysłem jest wybór kogoś, kto lubi dzielić się wiedzą, jest otwarty, empatyczny i towarzyski. Kogoś, komu bycie opiekunem sprawi przyjemność i da satysfakcję, zwłaszcza że dobrze przeprowadzone wdrożenie pracownika powinno trochę potrwać.

‍

‍

Z badań przeprowadzonych przez CareerBuilder wynika, że 21% organizacji wprowadza nowych członków do zespołu w ciągu jednego dnia, a 26% firm stara się zrobić to maksymalnie w tydzień. Tydzień to zdecydowanie za krótko, chyba że onboarding miałby ograniczać się jedynie do wypełnienia formalności administracyjnych i szybkiego przeszkolenia. W tak krótkim czasie trudno byłoby też wprowadzić metodę job shadowing, znaną też jako staż towarzyszący.

‍

Job shadowing ‒ czyli metoda małych kroków

‍Job shadowing to rodzaj stażu, który polega jedynie na obserwacji pracy, a nie wykonywaniu obowiązków. Nowy pracownik towarzyszy zespołowi podczas całego dnia pracy, bierze udział w zebraniach i spotkaniach, ma szansę poczuć atmosferę miejsca i poznać ludzi, z którymi będzie pracował. Nie wpada na dzień dobry w wir obowiązków, lecz zapoznaje się z kulturą organizacji. Job shadowing to doskonały sposób na wdrożenie stażystów, osób, które podejmują pierwszą pracę w życiu i pracowników pragnących się przebranżowić. Dzięki temu rozwiązaniu zatrudnieni mogą poznać stanowisko od podszewki, skonfrontować rzeczywistość z własnymi wyobrażeniami o danej profesji i dostrzec, które obszary z nią związane mogą sprawiać im trudności. To pozwoli im z kolei ukierunkować swój rozwój i uniknąć potencjalnych potknięć.

‍

‍

Raz job shadowing, zawsze job shadowing

„Bycie cieniem” można praktykować już na etapie wytyczania swojej ścieżki zawodowej. Coraz więcej uczelnianych biur karier oferuje studentom możliwość skorzystania z tej metody w firmach, z którymi współpracuje. Studenci mają dzięki temu szansę, by upewnić się co do słuszności swoich wyborów, choć należy podkreślić, że job shadowing sprawdza się nie tylko na starcie. To rozwiązanie stosuje się także podczas wdrażania pracownika w nowe obowiązki w przypadku awansu. Objęcie stanowiska, które wiąże się z dużą odpowiedzialnością, wymaga przeszkolenia, a nie zawsze będzie ono efektywne, jeśli zostanie przeprowadzone w sztucznych warunkach sali wykładowej lub gdy podzieli się je na teorię i praktykę. Warto dodać, że obserwowanie pracy nie tylko podnosi kompetencje, ale też poszerza perspektywy myślenia pracownika. Właśnie dlatego metoda ta sprawdza się na każdym szczeblu struktury organizacyjnej. Co ciekawe, na jej szczycie shadowing może mieć też formę mentoringu. W tym wypadku „cień” podążający za menadżerem to nie uczeń, lecz mistrz. Po całym dniu spędzonym z menadżerem shadow-coach sporządza szczegółowy raport. Zawiera w nim uwagi dotyczące pracy obserwowanego z pominięciem aspektów psychologicznych. Mentor zwraca uwagę tylko na fakty. Na to, co wydarzyło się w pracy, a nie powinno lub nie wydarzyło się, a powinno. Wnioski omawiane są później wspólnie z menadżerem i jego przełożonym.

‍

Kryterium miejsca i czasu

Mogłoby się wydawać, że shadowing to najwygodniejsza metoda onboardingowa, jaka istnieje. Skoro warunki mają być naturalne, nie trzeba przecież robić nic. Wystarczy posadzić nowego pracownika w kącie i zacząć zwykły dzień pracy, a on niech patrzy i uczy się. Nic bardziej mylnego. Jest kilka zasad, których trzeba się trzymać, by metoda ta przyniosła korzyści i pracownikowi, i pracodawcy:

1. Nie warto zapraszać na shadowing, gdy w firmie panuje urwanie głowy ‒ gorący okres w przedsiębiorstwie to moment, gdy trudno poświęcić nowemu pracownikowi uwagę. Czas wzmożonej bieganiny i pracy na 200% nie jest normą w firmie, a pracownik czy kandydat najprawdopodobniej odniesie wrażenie, że praca pod presją czasu i stresu to w danej organizacji chleb powszedni. Jeśli tak się stanie, wyciągnie o niej błędne wnioski.
2. Nie warto zapraszać na shadowing, gdy w firmie panuje bezruch ‒ kandydat nie nauczy się wiele w sezonie ogórkowym, gdy nie będzie miał na co patrzeć. Nie w każdej branży można przewidzieć przestoje, ale tam, gdzie można, należy mieć na uwadze, że kiedy ten okres nadejdzie, to i job shadowing warto przełożyć na lepsze czasy.
3. Lepiej nie tworzyć scenariuszy ‒ bycie obserwowanym aż prosi się o to, byśmy jako obiekt oceny zrobili coś, co sprawi, że będzie ona wyższa. To naturalne, że firma będzie chciała pokazać się z jak najlepszej strony, ale tworzenie scenariusza dnia, który zespół miałby odegrać przed nowym kolegą, nie jest dobrym pomysłem. Nowy pracownik niczego się w ten sposób nie nauczy, a gdy już podejmie obowiązki, zderzy się z rzeczywistością, która będzie inna niż ta z okresu wdrożenia.
4. Warto wybrać pracownika, który będzie obserwowany ‒ aby nowy pracownik wyniósł z lekcji, jaką jest staż towarzyszący jak najwięcej, powinien on trafić pod skrzydła ludzi, którzy potrafią opowiadać o swojej pracy. Obserwator jest jak cień, ale nie dosłownie. Wdrożenie można uznać za sukces, jeśli nowo zatrudniony zadaje pytania i dzieli się refleksjami, które pewnie nie przyszłyby mu do głowy, gdyby nie miał okazji przeżyć takiego doświadczenia. Dobrym pomysłem jest, by obserwowanym pracownikiem był przyszły buddy.

Job shadowing nie jest jeszcze aż tak popularnym rozwiązaniem onboardingowym w Polsce, ale zyskuje coraz więcej zwolenników. Nauka poprzez obserwację jest dla nas czymś naturalnym, od dzieciństwa przyglądamy się rodzicom, a potem zaczynamy ich naśladować. Pracownik, który może przygotować się do pracy właśnie w ten sposób, będzie czuł mniej stresu w związku z podjęciem nowego zatrudnienia. Pozytywne doświadczenie pierwszych dni i tygodni pracy sprzyja budowaniu dobrych relacji i przywiązania pracownika do organizacji, a to z kolei pomaga obniżyć rotację pracowników w firmie i zatrzymać talenty. Jak widać ‒ czasem cień to blask.

‍

Źródła:

https://press.careerbuilder.com/2017-05-11-Thirty-Six-Percent-of-Employers-Lack-a-Structured-Onboarding-Process-for-New-Employees-According-to-New-CareerBuilder-Survey?utm_campaign=Finalna+wysy%C5%82ka+-+Newsletter+%2316+-+Gamfeed+2&utm_medium=email&utm_source=autopilot

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-job-shadowing-na-czym-polega-i-dlaczego-warto

https://porady.pracuj.pl/kariera-i-rozwoj/job-shadowing-sposob-na-dobry-start/

https://pl.pinterest.com/pin/800092690027475625/

https://hrbusinesspartner.pl/artykul/buddy-jako-niezbedny-element-procesu-onboardingu

https://www.gamfi.com/blog/dlaczego-buddy-to-kluczowe-ogniwo-twojego-procesu-onboardingowego/

https://www.pulshr.pl/edukacja/rozwoj-menedzera-shadowing-jest-efektywny-a-jednak-niewiele-osob-po-niego-siega-dlaczego,50334.html

https://blog.hsys.pl/index.php/shadowing-nowa-metoda-rozwoj-pracownika/

https://tenor.com/view/bored-the-dude-the-big-lebowski-tired-gif-14318957

‍