Nadchodzi nowe, czyli o skutecznym zarządzaniu zmianą

Dzięki determinacji inżynierów firmy Volvo dziś wszyscy korzystamy z trzypunktowych pasów bezpieczeństwa. Są standardem stosowanym od lat i aż trudno uwierzyć, jak wiele kontrowersji towarzyszyło wprowadzeniu ich na rynek. Sceptycy podważali skuteczność tego rozwiązania i twierdzili, że takie pasy ograniczają ich wolność. Wiele osób narzekało też na to, że są niewygodne. Argumenty te budzą dziś uśmiech i wydają się mało wiarygodne, ale tak naprawdę to nie one stoją za wątpliwościami, które towarzyszyły pierwszym użytkownikom wynalazku.

‍

‍

Według profesora Dariusza Dolińskiego z Uniwersytetu SWPS opór wobec tego, co nowe, jest psychologicznie zrozumiały. W naturalny sposób dążymy przede wszystkim do tego, by w naszym życiu nie było gorzej, niż jest. Aby nie ryzykować straty tego, co mamy, często na wszelki wypadek traktujemy wszystko, co nowe jako zagrożenie. Pozostawanie przy tym, co znamy, wydaje się bezpieczne. Ceną za to jest zabranie sobie szansy na rozwój, na nabycie nowych umiejętności. Problem w tym, że choć płacimy tę cenę, to wcale nie dostajemy w zamian bezpiecznej stabilności. Zgodnie ze słowami Heraklita z Efezu: „Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”, co oznacza, że gdy zmiany jednak przyjdą, nie będziemy na nieprzygotowani.

‍

Nie ma rozwoju bez zmiany

Dostęp do informacji i globalizacja sprawiają, że zmiany dokonują się dziś szybciej niż kiedyś. Opisane wyżej psychologiczne opory, które czujemy wobec tego, co nowe, czasem są stymulowane przez zewnętrzne czynniki. Czasem musimy radzić sobie ze zmianami, które nie zawsze są zasadne i potrzebne. Dziś jedne reformy gonią drugie. Wprowadzane są one tak szybko, że zanim zdążymy sprawdzić, czy płyną z nich korzyści, już musimy adaptować się do nowych. Trudno się dziwić, że nastroje panujące w społeczeństwie w związku z różnymi zmianami narzucanymi odgórnie, za którymi nie nadążamy, przekładają się również na środowisko pracy.

‍

Według Richarda W. Woodmana zmiana to: każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji. Zmiana w organizacji jest dziś coraz częściej nazywana innowacją, a nawet dynamiką i dojrzałością organizacyjną. Takie nazewnictwo uwiarygadnia sens ciągłych zmian jako działań koniecznych, które wynikają ze świadomości, że miejsce organizacji, jakie zajmuje ona w otoczeniu rynkowym, nie jest jej dane raz na zawsze. Stagnacja sprzyja prawu entropii (wszystko zmierza do rozpadu). Próbując jej zapobiec i pozostać na jak najlepszej pozycji wobec konkurencji, konieczny jest więc ciągły rozwój, a wraz z nim zmiany.

‍

Jak wspierać proces zmiany w firmie

Zmiany w firmie mogą być spowodowane czynnikami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Czynnikiem wewnętrznym mogą być na przykład zmiany przepisów prawa – wtedy działamy reaktywnie. Czynnikiem wewnętrznym może być chęć osiągania nowych celów czy potrzeba unowocześnienia lub przyspieszenia określonych procesów w firmie – wtedy działamy proaktywnie. Zmianę należy nie tylko zakomunikować zespołowi, ale też przeprowadzić, mając na uwadze wspomnianą już postawę oporu, która w sposób naturalny pojawi się u pracowników. Dobrze przeprowadzony proces zmiany przynosi efekty, które poprzedza adaptacja zespołu do nowych warunków – symboliczne trzypunktowe pasy bezpieczeństwa muszą stać się czymś oczywistym i naturalnym. Aby do tego doszło, potrzebny jest czas. Wprowadzanie w firmie dużych modyfikacji zawsze wiąże się z momentem spadku produktywności, co może skutkować także spadkiem motywacji pracowników. To właśnie dlatego tak ważne jest podchodzenie do zmian w sposób metodyczny.

‍

‍

Wyróżniamy cztery podstawowe etapy radzenia sobie ze zmianą. Należą do nich: wyparcie, opór, eksperymentowanie i adaptacja. Menadżerowie firm powinni pomóc swojej załodze przejść z jednego etapu do następnego, by pracownicy mogli jak najszybciej oswoić się ze zmianą i aby skrócić moment spadku produktywności. Odpowiednie podejście zamyka się zasadniczo w czterech krokach:

• Przygotowanie – tak jak w innych dziedzinach życia, łatwiej jest nam przejść przez nową, często trudną sytuację, gdy ją nazwiemy i poznamy, tak i tutaj przygotowanie do innowacji jest bardzo ważne. Pracownicy muszą wiedzieć i rozumieć, jakie zmiany zajdą w firmie. Jakie będą ich efekty i korzyści.
• Informowanie – należy udzielić pracownikom tak wielu informacji o planowanej zmianie, jak to tylko możliwe. Otwartość pytania o przyczyny wprowadzenia zmiany, o to, co czeka pracowników w związku z reformą, powinna być kluczowa. Odpowiedzi nie tylko zaspokoją głód wiedzy, ale także ograniczą plotki na temat przeprowadzanych zmian.
• Zaangażowanie – warto dążyć do tego, by pracownicy poczuli, że pomysły zaproponowane przez pracodawców są też ich pomysłami. Angażowanie podwładnych w dyskusje o zmianach, włączanie ich w proces tworzenia czy testowania rozwiązań przyspieszy akceptację nowej sytuacji.
• Komunikacja – ważne jest, by w procesie zmian zadbać o dobrą komunikację. Przekazywanie niezbędnych informacji to priorytet, ale pracownicy powinni mieć też możliwość oceny zmian, wyrażenia uwag na ich temat.

‍

Zmiana, nawet pożądana, będzie wywoływała reakcję stresową. Czujemy stres zarówno wtedy, gdy tracimy pracę, jak i wtedy, gdy bierzemy ślub. Zarządzanie zmianą, znane też jako change management, pozwala nam i naszym pracownikom łatwiej przejść przez nie zawsze przyjemny proces adaptacji i zmierzyć się z trudem decyzyjności. Skuteczne zarządzanie zmianą wymaga jednak wiedzy teoretycznej i praktycznej, a także sprawdzonej metody działania. Aż 70% zmian, które próbują wprowadzić polskie firmy, kończy się niepowodzeniem, co dowodzi, że praktyczne wskazówki to za mało. Rozwiązaniem tego problemu są szkolenia prowadzone pod okiem profesjonalistów, którzy znają temat od podszewki i mogą poszczycić się wieloletnią praktyką. Doświadczeni trenerzy są niezastąpieni szczególnie wtedy, gdy firma planuje duże modyfikacje, choć tak naprawdę każda chwila jest dobra, by skorzystać z takiej pomocy. Business Bridge Group prowadzi szkolenia z zarządzania zmianą we Wrocławiu i całej Polsce. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą. Dzięki zdobytej wiedzy i umiejętnościom zmiana będzie kojarzyć się w Twojej firmie z wyzwaniem i czymś ciekawym, atrakcyjnym. Z szansą, a nie tylko z zagrożeniem.

‍

Źródła:

https://web.swps.pl/strefa-psyche/blog/relacje/22896-opor-wobec-zmian-dlaczego-boimy-sie-nowych-idei-i-z-czego-to-wynika?dt=1650304963946

http://archiwum.pwsz.krosno.pl/gfx/pwszkrosno/pl/defaultopisy/1155/6/1/22_zarzadzanie_zmianami.pdf

https://autokult.pl/19151,historia-trzypunktowych-pasow-bezpieczenstwa

https://cdv.pl/blog/blog-ekspercki/zarzadzanie-zmiana-w-pigulce/

https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/zarzadzanie/550786,Niestaly-biznes-czyli-jak-przygotowac-firme-do-zmian.html

https://www.menedzer-produkcji.pl/artykul/jak-wdrazac-zmiany-w-firmie-praktyczne-wskazowki

https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/zarzadzanie/550786,Niestaly-biznes-czyli-jak-przygotowac-firme-do-zmian.html

https://www.bbgroup.com.pl/szkolenia/4-kroki-do-skutecznej-zmiany

https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarz%C4%85dzanie_zmian%C4%85

‍