Spokojnie, to tylko audyt personalny

Tym, bez czego nie może istnieć firma, są ludzie. To właśnie ludzie są nośnikiem wiedzy, doświadczenia, motywacji i talentów, które składają się na kapitał organizacji. Taki kapitał powinien być odpowiednio ukierunkowany, spożytkowany i rozwijany, by mógł przyczynić się do sukcesu przedsiębiorstwa. Nie monitorując działań pracowników, ich poziomu zaangażowania czy sposobów komunikacji, trudno osiągać takie cele i pobudzać potencjał zespołu. Wielu menadżerów nie potrafi tego robić lub uważa, że składniki te są niemożliwe do opisania i zmierzenia, więc koncentruje się na innych, materialnych elementach majątku firmy, co często okazuje się myśleniem krótkowzrocznym. Dr Tomasz Sapeta z Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie uważa, że działalność firmy bez kontroli czy audytów przez jakiś czas z pewnością byłaby możliwa, ale w dłuższej perspektywie stałaby się nieskuteczna. Uważa on, że system kontroli jest więc dziś warunkiem koniecznym do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.

‍

Audyt personalny – co i kiedy

Audyt personalny, zwany też audytem pracowniczym, to po prostu zobiektywizowana ocena pracowników, często dokonywana przez specjalistę z zewnątrz. Według Erica Saundersa ma on charakter usystematyzowanego, metodycznego i niezależnego badania oraz diagnozy zasobów ludzkich organizacji. Ma on dostarczyć odpowiedzi na pytanie, czy organizacja efektywnie zarządza zasobami ludzkimi, czyli swoim największym dobrem.

Audyt personalny powinien przebiegać dwutorowo, to znaczy powinien obejmować zarówno diagnozę personelu, jaki i systemu zarządzania zasobami ludzkimi. Stąd badaniu poddany zostaje nie tylko stan i struktura zatrudnienia, ale również koszty i efektywność pracowników organizacji, a także funkcjonalny czy instrumentalny wymiar zarządzania zasobami ludzkimi. Wszystkie te czynniki powinny uwzględniać strukturę, wielkość i specyfikę firmy.

Choć audyt personalny najlepiej przeprowadzać cyklicznie, by informacje o kompetencjach pracowników zawsze były aktualne, to warto zauważyć, że doskonałą okazją do przeprowadzenia badania są momenty przemian organizacyjnych, takie jak fuzje, przejęcia, restrukturyzacje, decyzje o nowych wdrożeniach, szkoleniach czy udoskonaleniu systemu wynagrodzeń.

‍

Audyt personalny – kto i jak

Audyt personalny może objąć jeden, kilka lub wszystkie działy firmy. Może dotyczyć pracowników wszystkich szczebli w zależności od celów i potrzeb przedsiębiorstwa. Diagnoza dokonywana przez specjalistę z firmy zewnętrznej, na przykład z Business Bridge Group, pozwala osiągnąć obiektywną i niezależną ocenę stanu rzeczy. Pracownicy biorący udział w wywiadach nie czują presji odpowiadania na pytania zgodnie z oczekiwaniami audytora, bo jest on osobą z zewnątrz, więc ich nie ma. Audyty wewnętrzne przeprowadzane przez pracowników firmy również są wartościowe, ponieważ osoby z wewnątrz najlepiej znają strukturę firmy. Dobrym pomysłem jest więc regularne prowadzenie obu badań i porównywanie wyników.

Wyspecjalizowani trenerzy biznesu prowadzą audyty, wykorzystując w tym celu odpowiednio dobrane metody. W zależności od charakteru firmy, mogą to być wywiady kompetencyjne, Assessment Center (więcej o tej metodzie w jednym z naszych poprzednich tekstów), testy psychologiczne, ocena 360 stopni czy Development Center. Badanie kończy się szczegółową weryfikacją, analizą i interpretacją wyników. Dokonane ustalenia oraz wynikające z nich rekomendacje powinny znaleźć się w szczegółowym raporcie zaprezentowanym wszystkim zainteresowanym podmiotom.

‍

Nie taki audyt straszny

Najcenniejszym aktywem każdej firmy są pracownicy, więc audyt, mimo że jest oceną pracowników, nie służy temu, aby wypunktować ich słabe strony i zwolnić, czego boją się niektórzy. Pracownicy powinni wiedzieć, że audyt personalny ma pomóc w zaplanowaniu ich ścieżki kariery, wydobyciu potencjału i dostosowaniu systemu szkoleń, dzięki którym podniosą kompetencje, nauczą się lepiej komunikować z członkami zespołu i zarządem. Rezultatem dobrze przeprowadzonej diagnozy przedsiębiorstwa jest umocnienie efektywności pracy zespołu, a często w ogóle stworzenie zespołu, który będzie zdolny do kolektywnej pracy. Grupa pracowników przydzielonych do jednego zadania to nie zawsze zespół – profesjonalny audyt pozwala sprawdzić, czy firma obsadziła właściwych ludzi na właściwych stanowiskach i jak przekłada się to na osiąganie wyznaczonych przez nią celów.

‍

Wymierne korzyści oraz dodatkowe wartości, które przynosi audyt personalny zarówno firmie, jak i pracownikom, to przede wszystkim:

• określenie stopnia dopasowania między strategią generalną, strategiami biznesu a strategią personalną przedsiębiorstwa,
• zagwarantowanie spójności polityki i działań w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi,
• dostarczenie wiarygodnych danych na temat poszczególnych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi,
• identyfikacja kluczowych/krytycznych problemów personalnych,
• zagwarantowanie zgodności polityki personalnej z obowiązującymi przepisami prawnymi,
• redukcja/racjonalizacja kosztów pracy dzięki optymalizacji określonych procesów,
• usprawnienie (poprzez weryfikację) systemu informacji personalnej w organizacji,
• usprawnienie pracy działu HR poprzez wypracowanie wskazówek służących poprawie jakości jego funkcjonowania.

‍

Żaden pracownik nie powinien być audytem zaskakiwany, należy go do takiego badania przygotować, akcentując korzyści, jakie przyniesie mu diagnoza. Warto przypomnieć mu, że jest najważniejszym składnikiem majątku firmy, a zdobyte przez niego doświadczenie i wiedza, są wartością, której konkurencja nie da rady skopiować, jak może mieć to miejsce w przypadku strategii czy technologii. Audyt pracownika służy temu, by wspólnie osiągać jeszcze więcej i aby praca przynosiła całej firmie radość, efekty i satysfakcję.

‍

Źródła:

https://www.elevatosoftware.com/blog/audyt-personalny-jak-go-wykonac/

https://hrstandard.pl/2012/06/29/wyzwania-wspolczesnego-hr-owca-audyt-personalny/

https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/zarzadzanie/576293,Audyt-personalny-w-organizacji.html

http://www.wneiz.pl/nauka_wneiz/sip/sip16-2009/SiP-16-257.pdf

https://sbc.org.pl/Content/208435/08_29.pdf

https://szymoncybal.pl/audyt-personalny/

https://r.uek.krakow.pl/bitstream/123456789/1606/1/99520844.pdf

https://www.hrtrendy.pl/2014/11/20/audyt-pracowniczy-czym-polega/

http://hrpress.pl/artykuly/ocena-pracownika/audyt-pracowniczy-czy-jest-sie-czego-bac/

http://www.audytpersonalny.com.pl/zastosowanie-audytu-personalnego.html

‍